LNA Santé et Manessens : décisionnel et stratégie !

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En 2016, LNA Santé faisait appel aux consultants Manessens pour un accompagnement amont d’un projet d’évolution de grande envergure : la mise en place d’une cellule décisionnelle. Deux ans plus tard, le succès est au rendez-vous. Mireille Malissart, chef de projet SAP chez LNA Santé, nous raconte cette aventure.

Mireille Malissart, quelle a été la genèse de votre collaboration avec Manessens ?

Nous souhaitions être accompagnés sur la réalisation du cahier des charges et toute la partie amont du projet, afin de bien cadrer le contexte et nos objectifs. Cyril Leredde, consultant Manessens, nous a aidés à prendre le recul nécessaire pour poser des fondations solides, puis à étudier les réponses des différents éditeurs. Le savoir-faire Manessens a été très structurant et nous a permis de choisir notre éditeur en toute sérénité.

Dans la suite du choix de l’éditeur, comment le projet s’est-il mis en place ?

Il a fallu d’abord travailler activement avec Cyril sur l’organisation interne avant de lancer la cellule BI. Il nous a incités à déterminer nos vrais besoins et à être précis dans la définition de nos objectifs, enjeux et impacts à venir afin de faire les meilleurs choix possibles. La place transversale de la cellule BI au cœur de notre groupe incluait une vraie synergie avec les métiers. Pour LNA Santé, cette équipe décisionnelle représente un nouveau souffle : collecter, consolider et restituer les données pour faciliter le traitement de l’information et permettre à nos collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble de l’activité à différents niveaux. Cette préparation nous a pris 6 mois environ et a impacté l’ensemble de l’entreprise.

Quelle est la valeur ajoutée de Manessens ?

Nous avons accueilli, il y a un an, un autre consultant de Manessens : Julien Boilet. Il a commencé par travailler sur la migration de plateformes afin que tout soit prêt pour l’arrivée et l’intégration d’un nouveau collaborateur : Julien Broussel. Parallèlement, nous avons travaillé avec Cyril à la définition des objectifs, des tableaux de bord et des indicateurs pour structurer notre cellule et ses missions. Le but ultime était évidemment de donner du sens à ces données transverses au Groupe !

Depuis deux ans, votre équipe se construit : comment fonctionnez-vous ?

A terme, nous souhaitons que la cellule BI soit complètement autonome. Ce n’est pas possible actuellement car nous sommes encore en structuration par rapport aux besoins métiers, et notre charge de travail est supérieure à nos ressources. Julien (Boilet) a donc intégré en présentiel l’équipe interne de LNA Santé (composé de Pierre-Yves Maillard et de Julien Broussel). Sa présence nous évite de la déperdition d’informations, et l’intervention régulière d’experts en complément de ce montage privilégié par Manessens a permis de construire une équipe pointue et réactive ! Nous avons trouvé notre équilibre et, ponctuellement, nous faisons appel à des experts sur des sujets précis. L’an passé, nous étions en régie forfaitisée avec des charges Manessens et des charges LNA Santé prédéfinies, mais pour gagner en souplesse, nous avons adopté un mode « agile » et notre équipe ajuste sa charge en fonction des besoins. Nous travaillons également à la simplification des outils de suivi.

Votre cellule travaille avec l’ensemble des métiers de votre Groupe. Comment gérez-vous cela ?

Nous avons désigné un responsable pour cette cellule, un ancien contrôleur de gestion avec une appétence technique : Pierre-Yves Maillard. Son rôle est de prioriser chaque besoin en fonction de sa vision globale. Il anime le réseau des référents métiers qui ont été désignés pour remonter leurs besoins, et nous permet de livrer des indicateurs pertinents. Il arbitre en fonction des métiers, grâce à sa prise de recul, et sait différencier les besoins indispensables des besoins qui ne sont pas encore matures : nous gagnons en productivité !

Comment assurez-vous la gestion de votre projet ?

Nous avons adopté un mode de management visuel et depuis 6 mois, les membres de l’équipe s’autogèrent. Ils ont trouvé leur rythme de croisière et la fluidité des échanges entre nos collaborateurs et les consultants Manessens permettent une efficacité constante. Pour l’anecdote, ce projet décisionnel fut le premier à être géré en management visuel chez LNA Santé. Combiné à un bon esprit d’équipe, nous obtenons un vrai partage d’expertise entre toutes les personnes impliquées. Cette collaboration est solide, surtout solidaire ! Nous capitalisons vraiment sur cette expérience.

 

LNA Santé en bref

Acteur global de la santé, le groupe gère près de 70 établissements en France et en Belgique. Entreprise familiale fondée en 1990, LNA Santé compte 6000 collaborateurs et regroupe des maisons de retraite médicalisée (EHPAD et MRS), des structures d’hospitalisation à domicile (HAD), des centres de santé, des cliniques psychiatriques et assure des soins de suite et de réadaptation (SSR).

 

Le mot de Julien Boilet, consultant Manessens dédié au projet LNA Santé.

J’ai intégré la cellule BI chez LNA Santé en avril 2017 avec pour objectif final de réaliser un outil décisionnel groupe unique centralisant des données multi-domaines (salariés, patients, établissements,…) et multi-sources (SAP ECC, bases de données tierces,…).

La migration de la base sur HANA et la montée de version de BW et BO nous ont ainsi offert de nouvelles perspectives en termes de modélisation et de reporting, avec les contraintes inhérentes à ce genre de projet stratégique (performance, sécurité, intégrité, flexibilité, …). Ces nouvelles facilités de modélisation ont réellement permis de réduire les temps de développement et de mettre en place des modèles de données Agile.

L’organisation de la cellule décisionnelle et l’environnement de travail chez LNA Santé ont énormément favorisé le travail d’équipe avec des discussions quotidiennes et une agilité permanente en fil conducteur. Chacun apportant son appétence, son point de vue et sa disponibilité pour une solution optimale, le tout dans un respect quotidien des autres et de leur travail.
En étant au quotidien dans les locaux, je peux constater l’importance grandissante des outils fournis au sein du groupe, notamment avec des nouvelles demandes d’indicateurs arrivant tous les jours.
Ce projet est éminemment stratégique pour LNA Santé mais n’est à mon sens qu’une première étape dans la transformation des outils décisionnels du Groupe.
L’équipe décisionnelle LNA Santé a de beaux jours devant elle !

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