Comment Manessens accompagne l’IMA dans leur programme de Transformation Numérique ?

Article | Cas client Rédigé par

Manessens accompagne depuis plus d’un an, un de ses clients historiques, Inter Mutuelles Assistance à Niort, dans un programme d’envergure appelé Synapse, visant à transformer numériquement ses activités middle et back office.

Le Programme Synapse est né de la volonté du directoire d’IMA de fédérer au sein d’un programme plusieurs projets autour de la digitalisation et d’assurer une cohérence d’ensemble. L’objectif : dématérialiser l’ensemble des processus de gestion et surtout alléger le traitement des documents.

Plus qu’un projet, c’est tout un programme d’évolutions et de dématérialisation de l’ensemble des flux d’échanges qui a été lancé autour de trois grandes thématiques :

  • Les flux Internes
  • Les flux Fournisseurs
  • Les flux Clients

 

Pierre Grégorutti, consultant en organisation et directeur de projets chez Manessens, nous livre les faits marquants d’un programme de grande envergure qu’il co-pilote depuis plus d’un an maintenant. A l’heure des premiers résultats concrets mais aussi des premières déconvenues sur des projets de Transformation Digitale, Manessens partage avec vous son expérience en la matière.

Concrètement, Synapse, c’est quoi ?

C’est un programme de 2 ans, regroupant 16 projets, sur un périmètre France et International. Les projets sont répartis sur trois thématiques avec des objectifs bien définis.

En interne
Le constat : de nombreux flux métiers sont toujours traités via le papier, les circuits de validation sont manuels et le suivi difficile à mettre en place.
Pour dématérialiser l’ensemble des processus de gestion et surtout alléger le traitement des documents, le programme Synapse a déterminé les différents sujets à traiter :

  • Outils de gestion des notes de frais
  • Outils de signature électronique / coffre-fort pour les données contractuelles
  • Outils pour les instances du Groupe (Assemblée Générale, conseils, …)
  • Numérisation des courriers administratifs
  • Et mise en place d’un outil dédié de gestion des workflows (BPM Business Process Management) qui permettra de dématérialiser une quinzaine de processus métiers

Avec les fournisseurs
Le constat : aujourd’hui, IMA doit traiter 2 millions de factures par an et en stocker 7 millions pour répondre aux exigences d’archivage de l’administration fiscale, que faire ?
• S’affranchir du flux papier en dématérialisant les flux d’arrivée des factures
• Mettre en place des échanges de données informatisées (EDI), en dématérialisation fiscale, afin de s’affranchir du stockage des factures papier
• Intégrer ces solutions avec SAP afin d’avoir un traitement dématérialisé de l’arrivée jusqu’à l’imputation de la facture

Avec les clients
Dans un monde de plus en plus digitalisé, IMA doit pouvoir permettre aux assurés de ses mutuelles actionnaires de lui transmettre des éléments de manière dématérialisée.
Trois projets sont en cours de cadrage/réalisation pour traiter les réclamations, l’envoi des factures de vente avec les pièces justificatives associées et permettre l’échange avec le bénéficiaire via un portail dédié.

Quels étaient les objectifs et enjeux de ce projet de transformation numérique ?

Le premier objectif était de mettre en œuvre des solutions permettant de rationaliser et simplifier les processus de gestion administrative, tout en favorisant l’interaction avec les outils existants, SAP notamment.

Le deuxième était d’arriver à impliquer les collaborateurs dans la définition de cette stratégie afin de rendre l’effort collectif, de les rendre acteurs de leurs processus et permettre d’atteindre les enjeux de ce programme :

  • Performance : gagner en productivité et en efficacité, recentrer les collaborateurs sur leurs activités à valeur ajoutée.
  • Développement : proposer des services innovants, optimiser les processus d’échanges.
  • Qualité : réduire l’utilisation du papier de 80%, simplifier les pratiques et faire certifier les processus.

Comment pouvez-vous définir votre accompagnement dans ce projet ?

Je suis en charge d’accompagner le directeur de Programme interne François VALENTIN, dans la définition de la stratégie, de piloter un certain nombre de projets, d’apporter une vision externe et novatrice, de challenger les choix de solutions et de suivre le budget et les plannings projets.
Chaque projet est qualifié, étudié, cartographié puis cadré afin de comprendre l’environnement actuel et de proposer des solutions pour traiter le sujet de bout en bout, tout en s’assurant que les projets et outils complémentaires mis en place soient bien interfaçables avec SAP, système de gestion intégré chez IMA et pour lequel Manessens a accompagné les métiers d’IMA lors de son déploiement.

La colonne vertébrale du Programme sur les flux internes a été nommée « DIGIPROM » pour « Digitalisation des Processus Métiers » : pouvez-vous nous en dire plus ?

Lors du cadrage du Programme un nombre important de processus métiers à digitaliser est apparu sur des thématiques variées (Ressources Humaines, administratives, commerce, fournisseurs, comptabilité…).

Afin de répondre à ce besoin, un outil de BPM (Business Process Management) a été installé, interfacé avec le système d’information d’IMA. Il va permettre de s’affranchir complétement du papier, de simplifier/optimiser les processus concernés, apporter un suivi et un pilotage à chaud. Cet outil, à la main des métiers, va permettre à IMA de rentrer pleinement dans la digitalisation et répondre à un nombre important de sujets pour lesquels aucune solution n’était pérenne ou acceptée par les métiers.

Cette solution de l’éditeur Itesoft-W4 permettra de digitaliser une quinzaine de processus métiers (comme les demandes d’achats, les besoins en recrutement, les avenant budgétaires, les relances clients, les préparations de contrats…)

Globalement, pour toute action nécessitant un formulaire et un circuit de validation, l’idée est de mettre en place des formulaires avec un workflow de validation ayant pour but de fiabiliser et simplifier le traitement, et d’avoir des outils pour piloter, suivre et améliorer ces flux tout en économisant du temps de traitement « humain ».

Une dernière question à François VALENTIN (Directeur du Programme SYNAPSE chez Inter Mutuelles Assistance).

Quel bilan tirez-vous de ce programme après un an de travail et en quoi l’expertise de Manessens vous a permis de mener à bien ce programme ?

Après avoir rénové notre système d’information Middle et Back office avec la mise en production de SAP en 2014, la Direction du Groupe IMA a souhaité, poursuivre sa dynamique de modernisation de ses processus avec le lancement début 2016 d’un programme de digitalisation des activités Middle et Back Office.

Depuis la phase préparatoire, Manessens nous accompagne sur la méthodologie projet et l’expertise d’un dispositif de transformation d’Entreprise. C’est un programme ambitieux avec 16 projets à conduire sur 2 ans.

A ce jour le constat est simple. Nous avons cadré 87% de nos projets et près de la moitié d’entre eux sont en production. C’est une belle réussite collective.

Nous amorçons la seconde année du programme avec sérénité.
Notre objectif est de continuer de livrer des projets de qualité avec des cycles de réalisation courts.

J’ai souhaité poursuivre le partenariat avec Manessens et nous nous challengeons au quotidien pour améliorer notre approche : impliquer les métiers dans un mode collaboratif pour faire émerger des idées innovantes, cadrer nos projets pour un déroulé fluide et agile, et préparer le changement.

Nous pourrons dans un an je l’espère célébrer un plein succès pour le Groupe IMA.

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