« Cette migration vers SAP S/4HANA a boosté notre organisation pour améliorer l’ensemble de nos processus métiers. » Didier Girodeau, DSI du Groupe Cougnaud.

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Six mois après la conversion SAP S/4HANA au sein du Groupe Cougnaud, Didier Girodeau, Directeur des Systèmes d’Information, nous explique la construction progressive du projet et nous dévoile ses grandes étapes ; de l’audit interne à la conversion finale. Un projet d’envergure qui présente aujourd’hui de réels atouts pour le développement des activités de l’entreprise. Le Groupe Cougnaud fut une des premières sociétés françaises à faire le choix de convertir son système SAP vers S/4HANA.

Dans quel contexte le projet S/4HANA a-t-il démarré au sein du Groupe Cougnaud ?

A mon arrivée en 2014 en tant que DSI, ma première mission a été de mettre en place un audit interne SAP. L’objectif était d’avoir une vision d’ensemble. Durant plusieurs mois, nous avons travaillé avec l’ensemble des métiers afin de comprendre leur utilisation du logiciel SAP et d’identifier les points durs et les optimisations possibles. Notre ancienne version ECC ne nous permettant pas d’optimiser nos processus et la dernière version SAP nous permettait de le faire, il paraissait pertinent de migrer vers S/4HANA.

Quels étaient les enjeux pour le Groupe Cougnaud ?

Cette migration vers S/4HANA a boosté notre organisation pour améliorer l’ensemble de nos processus métiers. Nous avons donc fait le choix de remettre à plat certains d’entre eux pour répondre à des enjeux de productivité, de simplification, et de dématérialisation.
Autre enjeu, et pas des moindres, celui de la performance. Nous avons profité du renouvellement de notre infrastructure pour y intégrer les pré-requis de S/4HANA et ainsi faire évoluer notre ERP. Avec ce projet nous garantissions auprès de la Direction la pérennité de la maintenance en conditions opérationnelles de nos infrastructures.
Ce projet nous a également permis de répondre plus efficacement aux enjeux de sécurité de notre système d’information. En optant pour une externalisation de nos serveurs, nous passions un cap important pour garantir la sécurité informatique et de ce fait l’exploitation de notre système.
Sur le plus long terme, notre entreprise avait besoin d’accéder à une plateforme qui lui permette d’entreprendre des projets innovants autour de la mobilité, la BI, la blockchain, l’IOT

Un tel projet demande une organisation spécifique au sein d’une entreprise comme la vôtre. Quelles ont été les étapes clés ?

La première étape importante fut celle de l’audit fonctionnel, à l’issu duquel nous avons identifié 80 processus métiers à améliorer dans le cadre de la montée de version. Nous les avons ensuite priorisés et nous avons mis en place avec Manessens une approche méthodologique et agile, basée sur des ateliers permettant la constitution de prototypes.

Seconde étape importante, la réalisation d’un POC de conversion, qui s’est déroulé sur 6 mois. Nos équipes ont pu tester la solution avec nos propres données. Nous avons pu ainsi évaluer la performance, la stabilité du système et le dimensionnement du projet. Grâce au POC nous avons pu mettre en avant les bénéfices pour le groupe et instaurer un climat de confiance au sein des équipes et de la direction. A l’issu de ce POC, la DSI s’est donc officiellement engagée auprès de SAP fin 2016.

Autre étape essentielle au sein du Groupe, celle du Kickoff, qui a eu lieu en mars 2017. Un moment marquant et à mon sens incontournable pour fédérer les acteurs autour de ce projet. Nous avons accordé une attention particulière sur la manière dont nous devions communiquer en interne et impliquer les métiers. La réussite d’un tel projet passe nécessairement par une communication claire et opérationnelle en expliquant précisément les différentes étapes du projet, le rôle de chaque service, les périmètres impactés et l’ensemble des livrables attendus.

Comme évoqué précédemment, nous avons également procédé au renouvellement de notre infrastructure. Historiquement le Groupe Cougnaud a toujours fonctionné avec des serveurs IBM sur site. Notre volonté était de pouvoir bénéficier d’un environnement sécurisé sans pour autant passer directement sur le Cloud. Nous avons donc choisi de procéder par palier. C’est pourquoi dans un premier temps, nous avons délocalisé nos serveurs dans un data center à la Roche sur Yon.

Dernière étape, le projet de conversion, démarré en octobre 2017. Ce projet s’est déroulé en 4 runs, 3 runs d’entrainement plus un run final. Nous avons rencontré deux difficultés majeures sur cette conversion. La première fut le passage de la version S/4HANA 1610 à la version S/4HANA 1709 entre le premier et second run ; certaines erreurs se sont automatiquement corrigées mais d’autres sont apparues. La seconde difficulté fut la migration des Business Partner et des données Finance, impliquant une analyse plus approfondie lors du 2ème run. L’équipe Manessens nous a été d’un grand soutien lors de cette étape. Et en août 2018, 11 mois après le démarrage de la conversion, nous procédions au Go-Live qui fut une vraie réussite avec un passage sous S/4HANA en 3 jours.

Comment les équipes Manessens vous ont-elles accompagnées tout au long du projet ? Quelle a été la valeur ajoutée de Manessens ?

Le choix d’être accompagné par Manessens s’est fait assez naturellement. Avant d’intégrer le groupe Cougnaud, nous avions déjà travaillé ensemble, je connaissais le niveau de compétences et la qualité de leur prestation. Je tiens à préciser que l’équipe projet a été très convaincante en phase d’avant vente sur la partie AMOA optimisation des processus. Le travail fournit fut à la hauteur de nos attentes : l’étude, l’accompagnement et la mise en œuvre des processus ont été brillamment réalisés. Ce qui a fait la différence : un haut niveau d’expertise métiers, une disponibilité à toute épreuve des consultants et une méthode de travail éprouvée.

Si vous deviez résumer ce projet en 3 mots ?

Ce ne sont pas 3 mais plutôt 2 mots qui à mon sens résument parfaitement ce projet.

Passionnant ! C’est un projet multi facettes et multi compétences à travers lequel on apprend énormément. Sur le plan technologique bien sûr, c’est un projet qui ouvre le champ des possibles et qui nous a permis de nous projeter dans le futur et de nous octroyer d’être avant-gardiste. Puis sur le plan humain, en développant le « travailler ensemble » et la cohésion de groupe.

Difficile… à « vendre » en interne auprès de la direction, car le ROI n’est pas identifiable comme pour d’autres projets informatiques. En choisissant de passer sur S/4HANA, l’optimisation de la solution est très fine, et malheureusement les gains de performance qui sont indéniables avec HANA, sont souvent vite oubliés à l’usage. La gestion d’un projet S/4HANA est intense avec des étapes parfois longues et complexes, d’où la nécessité d’être bien accompagné avec des personnes d’expérience.

6 mois après la conversion, quelles sont les bénéfices pour le Groupe Cougnaud ?

Les premiers bénéfices sont ceux liés à la hausse de la productivité et plus précisément tout ce qui concerne la dématérialisation. La performance de la base de données In Memory d’Hana est également indéniable, l’accès à l’information est plus fluide et plus rapide. Tout le travail réalisé sur l’optimisation des processus porte ses fruits aujourd’hui. Nous gérons mieux nos fichiers fournisseurs, à travers une meilleure qualification et gestion des codes. Autre exemple, la création de projets dans SAP, le paramétrage ayant été simplifié, nous mettons désormais 5 minutes pour créer un projet au lieu d’1 heure auparavant.

Maintenant que l’étape S/4HANA est franchie, comment envisagez-vous le futur, à court et moyen terme ?

A court terme, nous devons terminer l’optimisation des 80 processus dans SAP. Notre priorité est de finaliser ce dispositif.
En parallèle, nous travaillons sur le développement d’applications mobiles, avec les outils mis à disposition sous FIORI. Nous étudions entre autres des solutions de mobilité sur « La liste à servir » afin de faciliter les préparations de commande pour les magasiniers.

A moyen terme, nous avons entamé des réflexions sur l’IOT avec des objectifs de traçabilité de nos modules et sur la BI afin de capitaliser sur la restitution des données en temps réel tel que nous le propose désormais SAP S/4HANA.

 

Le Groupe Cougnaud en bref

D’origine vendéenne, où sont basés le siège social et les usines de production, le Groupe Cougnaud est un constructeur spécialiste de la construction modulaire. Il rayonne sur le territoire national par le biais de ses implantations au cœur des principaux bassins économiques. Cougnaud est organisé en 3 métiers :

  • Cougnaud Construction pour les entreprises, les collectivités, la santé, l’éducation.
  • Cougnaud Services, location d’espaces de vie et de travail (bureaux, base-vie, scolaire, événementiel),
  • Citeden Cougnaud pour l’habitat collectif (résidences étudiantes, seniors..).

 

Nos experts vous accompagnent dans votre projet SAP S/4HANA :

L’étude de cadrage SAP S/4HANA

Le POC SAP S/4HANA

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